Le bailleur ou le locataire qui ne peut pas être présent à l'état des lieux peut se faire représenter par un mandataire, muni d'une procuration écrite : un proche, un professionnel de l'immobilier ou un agent d'état des lieux. Cette procuration précise le logement, le moment et l'étendue des pouvoirs. Ce modèle est prêt à compléter.
À savoir : l'état des lieux doit rester contradictoire, daté et signé par les deux parties ou leurs représentants. Sans procuration claire, la signature du mandataire peut être contestée. Voir le modèle d'état des lieux.
Le modèle de procuration
Remplacez les champs surlignés. Joignez, par prudence, une copie des pièces d'identité du mandant et du mandataire.
PROCURATION POUR L'ÉTABLISSEMENT D'UN ÉTAT DES LIEUX
Je soussigné(e) [prénom NOM], né(e) le [date] à [lieu], demeurant [adresse], agissant en qualité de [bailleur / locataire] du logement situé [adresse complète, étage, porte],
donne pouvoir à [prénom NOM du mandataire], né(e) le [date], demeurant [adresse],
de me représenter à l'état des lieux [d'entrée / de sortie] qui aura lieu le [date] à [heure].
Le mandataire est autorisé à :
- visiter le logement et en constater l'état pièce par pièce ;
- relever les compteurs et inscrire ses observations et réserves ;
- signer l'état des lieux en mon nom ;
- [recevoir ou remettre les clés / badges, et signer le procès-verbal de remise].
Le mandataire ne peut pas [fixer le montant d'une retenue sur le dépôt de garantie / modifier le bail / autres limites éventuelles].
Cette procuration est valable pour cette seule opération. Je reconnais avoir pris connaissance du fait que l'état des lieux signé par mon mandataire m'engage comme si je l'avais signé moi-même.
Fait à [ville], le [date].
Le mandant : [signature précédée de la mention « Bon pour pouvoir »] Le mandataire : [signature]
Pièces jointes : [copie de la pièce d'identité du mandant et du mandataire].
Les règles à connaître
- Une procuration écrite est nécessaire pour qu'un tiers représente le bailleur ou le locataire à l'état des lieux.
- Un état des lieux contradictoire : il est établi en présence des deux parties ou de leurs représentants, daté et signé.
- Un support papier ou électronique : l'état des lieux peut être établi sur tablette et remis par voie dématérialisée.
- À défaut d'accord, un commissaire de justice peut intervenir, ses frais étant partagés par moitié entre les parties.
- Un mandataire professionnel (agent d'état des lieux, agence) agit selon le mandat qui lui est confié : lisez-le avant de signer.
Voir aussi : photos et grille de vétusté et checklist de l'état des lieux d'entrée.
Les erreurs à éviter
- Une procuration trop vague : précisez le logement, la date et les pouvoirs du mandataire.
- Mandater quelqu'un qui n'a pas lu le bail : il doit connaître l'état attendu du logement.
- Oublier les photos : le mandataire peut illustrer le document, ce qui limite les contestations.
- Pas de copie de la procuration remise à l'autre partie : conservez-la avec l'état des lieux signé.
Questions fréquentes
Peut-on se faire représenter à l'état des lieux ?
Oui. Une partie qui ne peut pas être présente peut se faire représenter par un mandataire muni d'une procuration écrite, qui signe l'état des lieux en son nom.
Qui peut être mandataire ?
Un proche de confiance, un professionnel de l'immobilier ou un agent d'état des lieux. Il doit connaître le logement et le bail, et disposer de pouvoirs clairement écrits.
La procuration engage-t-elle le mandant ?
Oui. L'état des lieux signé par le mandataire dans les limites de son pouvoir engage le mandant comme s'il l'avait signé lui-même.
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- Service-Public.fr : état des lieux d'entrée et de sortie
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (articles 3-2, 8-1, 25-3 et suivants)
Ce modèle a une valeur informative : adaptez-le à votre situation, vérifiez les textes en vigueur et, en cas de doute, rapprochez-vous de l'ADIL de votre département.