RGPD et location : les données du locataire que vous pouvez demander et garder

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Pièces d'identité, bulletins de salaire, avis d'imposition : un dossier de location concentre des données sensibles. Même bailleur particulier, vous êtes responsable de leur traitement. Quelles pièces pouvez-vous exiger, combien de temps les garder, comment les protéger ? Voici les règles, à jour au 4 octobre 2026.

Un bailleur particulier est-il concerné ?

Le RGPD ne s'applique pas aux traitements réalisés dans le cadre d'une activité « strictement personnelle ou domestique » (article 2). La CNIL considère que la gestion locative n'en relève pas : dans son référentiel sur la gestion locative (délibération n° 2021-057 du 6 mai 2021), elle indique que les bailleurs, personnes physiques comme personnes morales, sont responsables de traitement, y compris pour des fichiers papier. Le référentiel vise les professionnels, mais les particuliers peuvent s'y référer ; les mesures de sécurité qu'il recommande peuvent être adaptées si l'on justifie qu'elles ne sont ni nécessaires ni possibles dans sa situation. SCI, agences et plateformes sont évidemment concernées.

Les pièces que vous pouvez demander

Le bailleur ne peut demander au candidat et à sa caution que les pièces figurant sur une liste fixée par décret (article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 ; décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015). Elle couvre quatre catégories :

• l'identité : une pièce avec photo et signature ;
• le domicile : un seul justificatif ;
• l'activité professionnelle : contrat de travail, attestation d'employeur, carte d'étudiant, extrait K ou K bis… ;
• les ressources : bulletins de salaire, dernier avis d'imposition, justificatifs de prestations…

Tout ce qui n'est pas sur la liste est interdit, sauf pièces prévues par un texte, par exemple pour vérifier des plafonds de ressources d'un dispositif fiscal : par exemple relevés de compte, attestation de bonne tenue de compte, carte Vitale, photo d'identité (hors celle de la pièce d'identité), jugement de divorce, contrat de mariage ou casier judiciaire. Vous ne pouvez pas non plus réclamer un chèque de réservation. Le bailleur ne peut pas non plus imposer la cosignature d'un ascendant ou d'un descendant. La sanction est une amende administrative prononcée par le préfet, jusqu'à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale. Si le candidat envoie plus que nécessaire, supprimez ou renvoyez le surplus. → Choisir son locataire

Refuser un candidat en raison de son origine, de sa situation de famille, de son état de santé ou d'un autre critère prohibé est une discrimination, sanctionnée pénalement.

Combien de temps garder les données ?

Le référentiel de la CNIL donne, à titre d'exemple, les durées suivantes, en principe adéquates :

Des obligations légales, comptables ou fiscales, peuvent justifier une conservation plus longue des pièces qui les concernent, comme les justificatifs de vos revenus fonciers. Au-delà, détruisez ou anonymisez : retirer seulement le nom ne suffit pas. → Les délais de prescription

Informer, protéger, répondre

• Minimiser : avant la candidature, ne collectez que l'identité, les coordonnées et les critères de recherche ; pendant le bail, les données utiles à la gestion (coordonnées bancaires, attestation d'assurance, numéro d'allocataire si l'aide vous est versée).
• Informer : joignez à la liste des pièces demandées une notice indiquant qui traite les données, pourquoi, combien de temps et comment exercer ses droits ; la caution doit être informée au plus tard un mois après la réception de son dossier.
• Protéger : faites déposer les dossiers par un canal sécurisé plutôt qu'en pièce jointe, détruisez le papier au broyeur, chiffrez les fichiers. Recommandez aux candidats de filigraner leurs documents, par exemple avec le service public FiligraneFacile, ou d'utiliser DossierFacile, le dossier de location numérique de l'État.
• Répondre : le candidat ou le locataire peut demander l'accès à ses données, leur rectification, leur effacement, dans les limites des obligations légales de conservation, ou la limitation de leur traitement.

Avec qui partager les données ?

Seulement avec ceux qui en ont besoin pour la gestion du bail : l'assureur de la garantie loyers impayés, l'administration fiscale si un dispositif impose de vérifier des plafonds de ressources, le syndic ou une entreprise de travaux pour ce qui les concerne, sous réserve que la personne puisse s'y opposer. Avec un mandataire ou un prestataire, un contrat doit encadrer le traitement. En gestion déléguée, le propriétaire ne reçoit que ce qui lui sert à contrôler la gestion.

Ce qu'il ne faut pas faire

• Tenir ou partager une « liste noire » de locataires : un tel fichier exige finalité, base légale et information des personnes ; le gouvernement s'est opposé en 2020 à un fichier d'incidents de paiement locatif.
• Filmer l'intérieur du logement loué : c'est le domicile du locataire ; dans les parties communes d'une copropriété, la vidéoprotection suppose un vote en assemblée générale, ne doit filmer ni les portes des appartements ni les balcons et fenêtres, et les images ne sont conservées qu'un mois au plus.
• Laisser des documents accessibles : la CNIL a infligé 400 000 € d'amende à un professionnel de l'immobilier dont les dossiers de candidats étaient accessibles en ligne et conservés trop longtemps (délibération du 28 mai 2019, confirmée par le Conseil d'État).
• Utiliser le fichier des locataires à d'autres fins : un office HLM a été sanctionné de 30 000 € en 2018 pour l'avoir utilisé afin d'adresser à ses locataires un courrier critiquant la baisse des APL, une finalité étrangère à la gestion locative (délibération SAN-2018-007, confirmée par le Conseil d'État en 2020).

Questions fréquentes