Signature électronique d'un bail : valeur juridique, niveaux et bonnes pratiques

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Signer un bail à distance, depuis un téléphone, évite les déplacements et les envois postaux. Mais un bail est un acte important : que vaut juridiquement une signature faite en ligne, et que faut-il pouvoir prouver si elle est un jour contestée ? Voici ce que disent les textes, la différence entre les niveaux de signature, et les réflexes à adopter.

1. Le bail est un écrit, en autant d'exemplaires que de parties

Pour un logement vide, le bail doit être fait par écrit, en autant d'exemplaires qu'il y a de parties, sous la forme d'un acte sous signature privée ou d'un acte authentique, et conforme au modèle de bail réglementaire. Un dossier de diagnostic technique (DPE notamment) doit lui être annexé. La page de service-public consultée ne parle pas de signature électronique : c'est le Code civil qui la prévoit.

2. Ce que dit le Code civil

• Article 1366 : l'écrit électronique vaut l'écrit papier. Il a « la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».
• Article 1367 : la signature électronique. Lorsqu'elle est électronique, la signature « consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache ». La fiabilité du procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie dans les conditions fixées par décret.

3. Trois niveaux de signature, une seule présomption

Le règlement européen eIDAS (n° 910/2014) distingue trois niveaux. Le décret du 28 septembre 2017 précise lequel bénéficie de la présomption de l'article 1367.

• Signature simple. Un procédé d'identification relié à l'acte (lien envoyé à l'adresse e-mail, consentement du signataire, journal de la transaction). Elle n'a pas de présomption de fiabilité.
• Signature avancée. Elle répond aux exigences supplémentaires du règlement : lien univoque avec le signataire, identification, contrôle exclusif par le signataire, détection de toute modification. Pas de présomption automatique non plus.
• Signature qualifiée. Une signature avancée créée avec un dispositif qualifié et reposant sur un certificat qualifié. C'est elle, et elle seule, qui bénéficie de la présomption de fiabilité prévue par le décret du 28 septembre 2017.

4. Ce qu'il faut pouvoir prouver

Que la signature soit simple, avancée ou qualifiée, un bon dossier répond à trois questions : qui a signé, quoi (quelle version du document) et quand.

5. Les points qui restent à part

• Les annexes (DPE et autres diagnostics) font partie du dossier : elles doivent figurer dans le document signé ou lui être clairement rattachées.
• L'état des lieux se signe aussi sous forme électronique ; voir notre article sur l'état des lieux.
• L'acte de caution obéit à des règles de forme propres : ne l'assimilez pas au bail. Voir caution solidaire ou garantie Visale.

6. Ce que fait la signature de GestiPilot, et ce qu'elle ne fait pas

Par transparence : la signature des baux, avenants et états des lieux dans GestiPilot est une signature électronique simple, pas une signature qualifiée. Concrètement :

• un lien de signature unique, non devinable, qui expire au bout de 14 jours ;
• un consentement explicite (case à cocher) du signataire ;
• l'horodatage par le serveur, l'adresse IP et le navigateur du signataire ;
• une empreinte SHA-256 du document ;
• un certificat de signature téléchargeable, qui récapitule ces éléments.

Elle ne bénéficie donc pas de la présomption de fiabilité de l'article 1367. Si vous souhaitez cette présomption, par exemple pour un bail à forts enjeux, il faut recourir à un prestataire de services de confiance proposant une signature qualifiée.

Questions fréquentes

Un bail signé électroniquement est-il valable ?

Oui, en principe : l'écrit électronique a la même force probante que l'écrit papier si la personne dont il émane est identifiée et s'il est établi et conservé de façon à garantir son intégrité (article 1366 du Code civil).

Faut-il une signature électronique qualifiée pour un bail ?

Les articles 1366 et 1367 du Code civil ne l'exigent pas. La signature qualifiée apporte une présomption de fiabilité, jusqu'à preuve contraire ; avec une signature simple ou avancée, la fiabilité du procédé doit pouvoir être démontrée en cas de contestation.

Chaque partie doit-elle recevoir un exemplaire du bail ?

Oui. Le bail est fait en autant d'exemplaires qu'il y a de parties ; en version électronique, remettez à chaque signataire le document final signé.

Que garder pour prouver une signature en ligne ?

Le bail signé avec ses annexes, la preuve de la signature (date et heure, identité du signataire, empreinte du document, journal de la transaction) et les échanges préalables, conservés de façon à garantir leur intégrité.