Le locataire a payé, ou pas tout à fait, ou en retard, ou par l'intermédiaire d'une aide : à chaque situation son document. Notre article sur la quittance de loyer détaille les mentions et le modèle ; celui-ci répond à une autre question : quel document délivrer selon l'état du paiement ?
En deux lignes. La quittance atteste qu'une période est payée, le reçu atteste un versement partiel, l'avis d'échéance annonce ce qui est dû. Le bailleur doit délivrer gratuitement la quittance sur demande, et un reçu en cas de paiement partiel.
1. Ce que dit l'article 21
Tout tient dans quatre phrases de l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 :
- le bailleur ou son mandataire doit transmettre gratuitement une quittance au locataire qui la demande, avec le détail des sommes versées en distinguant le loyer et les charges ;
- aucun frais lié à la gestion de l'avis d'échéance ou de la quittance ne peut être facturé au locataire ;
- avec l'accord exprès du locataire, la quittance peut être transmise de façon dématérialisée ;
- si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu.
2. Quel document, selon la situation
Loyer payé en totalité, à temps
Quittance, sur demande du locataire. Beaucoup de bailleurs l'envoient chaque mois sans attendre : la loi ne l'impose pas, mais c'est une trace claire pour les deux parties.
Loyer payé en totalité, mais en retard
Quittance également, avec la date réelle du paiement. Le retard ne change rien à l'obligation : ce qui a été payé se documente. Les pénalités éventuelles se traitent à part, selon ce que le bail permet.
Loyer payé en partie
Reçu, obligatoire. Il indique la somme reçue et ce qui reste dû. Une quittance laisserait croire que la période est soldée.
Loyer payé en plusieurs versements
Un reçu pour chaque versement tant que la période n'est pas soldée, puis la quittance quand le total est atteint (c'est la lecture logique de la règle sur le paiement partiel).
Aucun paiement
Aucun document de paiement : il n'y a rien à attester. Vient alors le temps de la relance, puis de la mise en demeure (voir notre article sur l'impayé de loyer).
Échéance d'un plan d'apurement
Chaque versement d'un plan d'apurement a vocation à être attesté par un reçu distinct de la quittance du loyer courant : les deux se paient, et se justifient, séparément. Voir notre article sur le plan d'apurement.
Aide au logement versée directement au bailleur
L'article 21 vise les sommes versées par le locataire. Par précaution, distinguez dans le document la part payée par le locataire et l'aide versée directement ; voir notre article sur le tiers payant.
⚠️ Mois payé, mais dette ancienne ? Une quittance atteste le paiement de la période qu'elle mentionne. Pour éviter toute ambiguïté sur des loyers plus anciens restés impayés, certains bailleurs ajoutent une mention comme « sous réserve des sommes restant dues au titre des périodes antérieures ». C'est une précaution de rédaction, non une obligation légale.
3. L'avis d'échéance : utile, mais facultatif
L'avis d'échéance (ou appel de loyer) part avant le paiement et indique le montant à régler. L'article 21 ne l'impose pas : il précise seulement qu'aucun frais lié à sa gestion ne peut être facturé au locataire. Un modèle d'avis d'échéance et un modèle de quittance sont disponibles gratuitement.
4. Comment les transmettre
- Gratuitement : ni frais d'envoi ni frais de gestion refacturés au locataire, ni dans le loyer ni dans les charges.
- Par voie dématérialisée seulement avec l'accord exprès du locataire. Sans cet accord, il peut demander une version papier. Gardez une trace de son accord (un e-mail suffit).
Questions fréquentes
Un locataire en retard a-t-il droit à une quittance ?
Oui pour ce qu'il a payé : quittance sur demande, et reçu en cas de paiement partiel. Le retard ne dispense pas de documenter un paiement effectivement reçu.
Que délivrer quand le locataire ne paie qu'une partie du loyer ?
Un reçu, obligatoire, avec la somme reçue et le reste dû. La quittance viendra quand la période sera entièrement soldée.
L'avis d'échéance est-il obligatoire ?
Non. L'article 21 ne l'impose pas ; il interdit seulement d'en facturer la gestion au locataire.
Peut-on envoyer la quittance par e-mail sans l'accord du locataire ?
Non : la transmission dématérialisée suppose l'accord exprès du locataire. Sans cet accord, il peut demander une version papier, gratuite.
Le bon document, sans y penser
Dans GestiPilot, la quittance PDF est mise à disposition dans l'espace locataire quand vous marquez un loyer payé, avec un avis par e-mail ; un reçu distinct de la quittance est édité pour chaque échéance d'un plan d'apurement.
Essayer gratuitement →Sources
- Article 21 de la loi du 6 juillet 1989 (quittance gratuite, détail loyer et charges, reçu en cas de paiement partiel, transmission dématérialisée avec accord exprès)
- Article 24 de la loi du 6 juillet 1989 (délais de paiement accordés par le juge)
Informations vérifiées le 8 octobre 2026 sur les sources ci-dessus. Cet article a une valeur informative et ne remplace pas le conseil d'un professionnel.