Chaque mois, votre locataire vous verse une provision pour charges en plus de son loyer. Une fois par an, vous comparez ces provisions aux charges récupérables réellement payées : c'est la régularisation. Elle aboutit à un complément à demander ou à un trop-perçu à rembourser. Voici la méthode, les délais à respecter, un calculateur et une lettre prête à envoyer.
En bref
- Chaque année, vous comparez les provisions versées aux charges récupérables réelles.
- Un mois avant, vous envoyez au locataire le décompte par nature de charges et, dans un immeuble collectif, le mode de répartition.
- Six mois : durée pendant laquelle les justificatifs restent à sa disposition après l'envoi du décompte.
- En cas de retard de plus d'un an, le locataire peut demander à payer le rappel en douze mensualités.
Calculer la régularisation
Indiquez le total des charges récupérables de l'exercice (décompte du syndic, contrats d'entretien, eau…) et les provisions versées par le locataire. Si le locataire est entré ou parti en cours d'exercice, indiquez la date : les charges sont calculées au prorata de ses jours d'occupation.
Le calculateur nécessite JavaScript. Vous pouvez aussi suivre l'exemple chiffré plus bas.
Le calcul au prorata des jours d'occupation est la méthode la plus courante ; votre bail ou le décompte du syndic peuvent prévoir une autre répartition pour certaines charges (eau au compteur, par exemple). Modèle de lettre à compléter : lettre de régularisation des charges.
Provisions et charges réelles
En location vide, les charges sont en principe payées par provisions : une somme fixe chaque mois, ajustée une fois par an aux dépenses réelles. Le montant des provisions doit être justifié par les résultats de la régularisation précédente et, en copropriété ou quand le bailleur est une personne morale, par le budget prévisionnel.
Seules les charges récupérables entrent dans la régularisation : la liste est limitative et fixée par le décret du 26 août 1987 (entretien des parties communes, eau, ascenseur, taxe d'enlèvement des ordures ménagères, une partie du salaire du gardien…). Les honoraires du syndic, les gros travaux ou l'assurance du propriétaire restent à votre charge. → la liste des charges récupérables
Les étapes et les délais
- Rassemblez les dépenses de l'exercice. En copropriété, partez du décompte annuel du syndic, une fois les comptes approuvés : il distingue les charges récupérables de celles qui ne le sont pas, avec votre quote-part.
- Calculez la part du locataire, au prorata de sa période d'occupation s'il est arrivé ou parti en cours d'exercice, et comparez-la aux provisions versées.
- Envoyez le décompte un mois avant de réclamer ou de rembourser le solde : décompte par nature de charges, mode de répartition entre les locataires dans un immeuble collectif, et le cas échéant une note sur le calcul des charges de chauffage et d'eau chaude collectifs.
- Tenez les justificatifs à disposition pendant six mois à compter de l'envoi du décompte : factures, contrats, décompte du syndic. Le locataire peut aussi demander le récapitulatif des charges par voie électronique ou postale.
- Réglez le solde : le locataire paie le complément, ou vous remboursez le trop-perçu.
- Ajustez la provision pour l'année suivante si l'écart est important.
Exemple chiffré
Paul verse 100 € de provision par mois depuis le 1er janvier 2025. Le décompte du syndic, approuvé en mai 2026, fait apparaître 1 120 € de charges récupérables pour son appartement ; s'y ajoutent 260 € de taxe d'enlèvement des ordures ménagères, soit 1 380 € pour l'année.
| Poste | Montant |
|---|---|
| Charges récupérables 2025 | 1 380 € |
| Provisions versées (12 × 100 €) | 1 200 € |
| Complément à demander | 180 € |
| Nouvelle provision cohérente (1 380 € ÷ 12) | 115 € par mois |
Si Paul était entré le 1er juillet 2025 et avait versé 600 € de provisions, sa part serait de 1 380 € × 184 / 365, soit 695,67 €, et le complément de 95,67 €.
Départ du locataire, meublé, colocation
Le locataire part avant la régularisation
Dans un immeuble collectif, les comptes de l'immeuble ne sont souvent arrêtés que plusieurs mois après la fin de l'exercice. Lors de la restitution du dépôt de garantie, vous procédez à un arrêté des comptes provisoire et pouvez conserver une provision d'au plus 20 % du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté annuel des comptes. La régularisation définitive et la restitution du solde interviennent dans le mois qui suit l'approbation définitive des comptes. Vous pouvez aussi convenir avec le locataire de tout solder immédiatement. → dépôt de garantie : règles et restitution
Location meublée
En meublé, le bail peut prévoir des provisions avec régularisation, comme en location vide, ou un forfait de charges. Le forfait ne donne lieu à aucune régularisation ; il peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer, et ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges qu'aurait payées le précédent locataire.
Colocation
En colocation, les parties peuvent aussi convenir d'un forfait de charges. À défaut, les charges sont régularisées comme pour une location classique. → colocation : bail et clauses
Les erreurs à éviter
- Inclure des dépenses non récupérables : honoraires du syndic, travaux d'amélioration, assurance du propriétaire, frais de gestion de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
- Envoyer un simple total sans détail par nature de charges.
- Laisser passer plusieurs années : le locataire peut étaler le rappel, et au-delà de trois ans les sommes ne sont plus exigibles.
- Garder une provision trop basse : de gros rappels annuels sont source de conflit et d'impayés.
Questions fréquentes
La régularisation des charges est-elle obligatoire ?
Oui, quand les charges sont payées par provisions : la loi impose une régularisation annuelle. Elle n'existe pas en cas de forfait de charges, possible en meublé et en colocation.
Combien de temps à l'avance faut-il envoyer le décompte ?
Un mois avant la régularisation. Les justificatifs restent ensuite à la disposition du locataire pendant six mois.
Peut-on réclamer des charges de plusieurs années ?
Oui, dans la limite de trois ans. Si la régularisation est faite plus d'un an après l'année concernée, le locataire peut demander à payer en douze mensualités.
Comment calculer les charges d'un locataire arrivé en cours d'année ?
En général au prorata de ses jours d'occupation : charges de l'année × jours occupés ÷ jours de l'exercice, comparées aux provisions qu'il a versées.
Que faire si le locataire part avant l'approbation des comptes de l'immeuble ?
Vous pouvez garder au plus 20 % du dépôt de garantie jusqu'à l'arrêté des comptes, puis régulariser et restituer le solde dans le mois qui suit leur approbation.
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- Article 23 de la loi du 6 juillet 1989 (provisions, régularisation, décompte, justificatifs, étalement)
- Article 22 (dépôt de garantie, provision de 20 % en immeuble collectif)
- Article 7-1 (prescription de trois ans)
- Article 25-10 (location meublée, forfait de charges)
- Article 8-1 (colocation)
- Décret n° 87-713 du 26 août 1987 (liste des charges récupérables)
- Service-public, charges locatives et régularisation
Cet article a une valeur informative et ne remplace pas le conseil d'un professionnel.