Un logiciel de gestion locative sait presque toujours bien faire entrer un locataire. Créer le bail, générer les quittances, relancer un impayé : ces gestes-là sont balisés. Ce qui l'est beaucoup moins, c'est tout ce qui arrive à la fin — un locataire qui part en milieu de mois, un bien que l'on vend, un dépôt de garantie à rendre.
Ces situations ont un point commun : elles obligent à faire cohabiter deux exigences contradictoires. Sortir quelque chose de la gestion courante, sans rien détruire de ce qui doit être conservé. Quatre nouveautés viennent de rejoindre GestiPilot, toutes construites autour de ce principe.
1. Clôturer un bail, sans perdre le mois en cours
Jusqu'ici, un bail qui se terminait laissait deux mauvaises options : le laisser actif, et continuer de générer des loyers pour un logement vide ; ou le supprimer, et emporter avec lui l'historique des paiements.
La clôture répond aux deux. Vous indiquez la date de remise des clés, et GestiPilot fait le reste : le dernier mois est proratisé au jour près, les échéances postérieures non réglées sont annulées, le bien repasse automatiquement en vacant s'il n'a pas d'autre bail actif.
Ce qui n'est jamais touché : les loyers déjà encaissés et leurs quittances. Un départ le 15 juillet proratise juillet — il ne réécrit pas juin, ni les onze mois d'avant.
2. Vendre ou archiver un bien sans effacer son passé
Vendre un bien posait un problème redoutable. Le supprimer effaçait ses loyers encaissés, ses quittances, ses états des lieux — c'est-à-dire précisément les pièces qu'il faut conserver dix ans, et celles dont votre déclaration a besoin l'année même de la cession.
Un bien peut désormais être marqué vendu ou archivé. Il quitte la gestion courante, disparaît de vos indicateurs de patrimoine et de votre taux d'occupation, mais conserve l'intégralité de son historique — et reste compté dans votre déclaration 2044 ou 2072 de l'année de vente, comme il le doit.
En complément, la suppression pure et simple d'un bien porteur de paiements est désormais refusée, avec un message qui vous oriente vers l'archivage. Une sécurité qui n'existait pas.
3. Des quittances qui ne changent plus après leur émission
Celle-ci est plus discrète, et pourtant c'est peut-être la plus importante. Une quittance était reconstruite à chaque affichage, à partir des données du jour. Conséquence : rouvrir une quittance de mars deux ans plus tard pouvait afficher un tout autre document que celui remis au locataire.
Il suffisait que le bien passe dans une autre SCI, qu'un loyer soit révisé selon l'IRL, ou qu'un indivisaire quitte l'indivision. Le bailleur mentionné changeait, le montant changeait — sur un document déjà remis à un tiers, et parfois produit en justice.
Désormais : l'identité des parties et les montants sont figés à la première émission. Une quittance émise en mars 2026 affichera toujours ce qu'elle affichait en mars 2026, quoi qu'il advienne de votre patrimoine ensuite.
Le même principe a été étendu aux congés, mises en demeure, commandements de payer, courriers de révision IRL, actes de cautionnement et états des lieux. Le bail, lui, se fige au moment de sa signature — parce qu'avant, il doit rester corrigeable.
4. La restitution du dépôt de garantie, encadrée
Le dépôt de garantie était saisi à la création du bail, puis plus jamais utilisé. Aucun suivi de sa restitution, alors que c'est la première source de contentieux entre bailleurs et locataires.
GestiPilot calcule maintenant l'ensemble du solde, en appliquant l'article 22 de la loi du 6 juillet 1989 :
2 mois en cas de dégradations constatées
Retard = + 10 % du loyer mensuel hors charges, par mois commencé
Vous saisissez vos retenues, chacune avec son motif et son justificatif. Le total est plafonné au dépôt réellement détenu — une créance supérieure se réclame séparément, elle ne se prélève pas sur le dépôt. La date limite et l'éventuelle majoration de retard sont calculées automatiquement.
Un jour de retard compte pour un mois entier. La majoration court par mois commencé : restituer le lendemain de la date limite coûte déjà 10 % d'un mois de loyer. Le compte à rebours est affiché en clair sur la fiche.
Un courrier de restitution accompagne le tout : il détaille chaque retenue avec sa pièce justificative, rappelle le délai légal applicable, la majoration le cas échéant, et la possibilité pour le locataire de saisir la commission départementale de conciliation. C'est ce document qui vous protège si le solde est contesté.
Un fil conducteur
Ces quatre nouveautés répondent à la même question : que faire de ce qui se termine ? La réponse retenue est toujours la même — sortir de la gestion courante n'est pas détruire. Un bail clôturé garde ses quittances, un bien vendu garde son historique fiscal, un dépôt restitué laisse une trace écrite et opposable.
C'est aussi ce qui distingue un outil de gestion d'un simple tableur : la capacité à conserver ce qui doit l'être, même quand on veut faire de la place.
Ces fonctionnalités sont déjà disponibles
Elles sont actives sur tous les comptes, sans manipulation de votre part. Retrouvez-les depuis la fiche d'un bail, d'un bien ou d'un locataire.
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