Un locataire donne congé : commence alors une séquence où chaque oubli coûte de l'argent, un mois de vacance, un dépôt de garantie restitué en retard ou une régularisation de charges manquée. Voici les démarches du bailleur, dans l'ordre, de la réception du congé à l'entrée du nouveau locataire.
En bref
- Vérifier d'abord que le congé est valable (forme, délai) et calculer la date de fin du préavis.
- Organiser les visites et l'état des lieux de sortie à la remise des clés.
- Restituer le dépôt de garantie dans le mois ou les deux mois qui suivent la remise des clés.
- Signaler le départ à la Caf si vous percevez l'aide au logement, régulariser les charges, puis relouer.
Avant le départ : congé et préavis
- Vérifier le congé. Il doit être notifié par lettre recommandée avec avis de réception, acte de commissaire de justice ou remise en main propre contre récépissé ; un simple e-mail ne suffit pas. Le préavis est de 3 mois (1 mois en zone tendue, en location meublée ou dans les cas prévus par la loi). Voir lettre de congé : modèle et délais.
- Calculer la date de fin. Le délai court du jour de la réception de la lettre ou de la remise. Un congé donné n'est pas retirable sans votre accord : voir annuler son préavis.
- Publier l'annonce et organiser les visites. Le locataire doit permettre les visites dans les limites prévues au bail (pas plus de deux heures par jour ouvrable) ; voir accès au logement loué et les mentions de l'annonce.
- Prévoir les diagnostics. Vérifiez la validité du DPE et des autres diagnostics à annexer au futur bail. Voir diagnostics obligatoires.
Le jour du départ
- Faire l'état des lieux de sortie avec le locataire, en le comparant à celui d'entrée, et relever les compteurs. Modèle d'état des lieux ; si le locataire ne peut être présent, une procuration.
- Récupérer les clés, badges et télécommandes et noter la date : c'est elle qui déclenche le délai de restitution du dépôt de garantie.
- Obtenir la nouvelle adresse du locataire. Sans elle, vous ne pouvez pas envoyer le solde, et le retard de restitution ne vous est alors pas imputable.
Après le départ
- Restituer le dépôt de garantie : 1 mois à compter de la remise des clés si les deux états des lieux concordent, 2 mois sinon, avec le décompte des retenues justifiées. Voir dépôt de garantie : règles et restitution.
- Régulariser les charges : calcul sur la période d'occupation, pièces justificatives à disposition, éventuelle provision en copropriété. Voir la régularisation des charges.
- Signaler le départ à la Caf ou à la MSA si vous perceviez l'aide au logement en tiers payant : l'obligation court dans le mois du départ. Voir aide au logement versée au bailleur.
- Remettre une attestation au locataire s'il la demande : attestation de fin de bail.
- Traiter les impayés éventuels : voir loyers impayés après le départ.
Remettre en location
- Fixer le loyer. En zone tendue, il est en principe plafonné au dernier loyer du précédent locataire, avec des exceptions ; en zone encadrée, il ne peut dépasser le loyer de référence majoré. Voir fixer le loyer en zone tendue.
- Sélectionner le candidat avec les seules pièces autorisées : pièces justificatives.
- Signer le nouveau bail et ses annexes : bail vide ou bail meublé, et acte de caution si besoin.
- Faire l'état des lieux d'entrée et remettre les clés. Pour les serrures, voir changer la serrure.
Le calendrier résumé
| Moment | Démarche |
|---|---|
| Réception du congé | Vérifier la forme, calculer la fin du préavis |
| Pendant le préavis | Annonce, visites, diagnostics à jour |
| Remise des clés | État des lieux de sortie, nouvelle adresse, relevés des compteurs |
| Dans le mois | Signaler le départ à la Caf (si tiers payant) ; restituer le dépôt si tout est conforme |
| Dans les 2 mois | Restituer le dépôt en cas de différences relevées |
| Dans l'année | Régulariser les charges, avant la fin de l'année suivante au plus tard |
Questions fréquentes
Que faire dès qu'un locataire donne congé ?
Vérifier que le congé est valable (forme et délai), calculer la date de fin du préavis, publier l'annonce, organiser les visites dans les limites du bail et préparer l'état des lieux de sortie.
Quand restituer le dépôt de garantie ?
Dans le mois qui suit la remise des clés si l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, dans les deux mois sinon.
Faut-il prévenir la Caf quand le locataire part ?
Oui si vous percevez l'aide au logement en tiers payant : le départ doit être signalé dans le mois qui suit.
Le loyer peut-il être augmenté pour le nouveau locataire ?
Pas librement en zone tendue ou encadrée : il est en principe plafonné au dernier loyer du précédent locataire, avec des exceptions, ou au loyer de référence majoré.
Après le document, la gestion au quotidien
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- Service-Public.fr : état des lieux d'entrée et de sortie
- Service-Public.fr : loyers impayés et expulsion du locataire
- Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (articles 3-2, 8-1, 25-3 et suivants)
Ce modèle a une valeur informative : adaptez-le à votre situation, vérifiez les textes en vigueur et, en cas de doute, rapprochez-vous de l'ADIL de votre département.